INTRODUCCIÓN A EXCEL

EXCEL: Programa del tipo HOJA DE CÁLCULO, utilizado para hacer operaciones con números organizados en una cuadrícula – desde funciones aritméticas simples hasta cálculos complejos. Es compatible con los demás programas de Microsoft Word.

1. CONCEPTOS DE EXCEL

Libro de trabajo: archivo que creamos con EXCEL - haciendo referencia a los libros de contabilidad) “Prontuario de contabilidad elemental, dispuesto en diversidad de tablas de uso fácil”. (definición del diccionario de la Real Academia de la Lengua). Se guardan con la extensión .XLS

Hoja de cálculo: es uno de los diferentes tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo, se basa en el formato de los libros de contabilidad. Se muestra como una hoja cuadriculada, compuesta por columnas (celdas verticales) y filas (celdas horizontales). Para permitirnos navegar en la hoja, ésta tiene coordenadas de columna y coordenadas de fila: indicativos. Las columnas se nombran por letras, las filas con números.

La intersección entre fila y columna se denomina CELDA. Cuando ponemos nuestro cursor en una celda para trabajar con ella, aparece resaltada en plomo: ésta es la CELDA ACTIVA. También se puede resaltar / activar toda la fila y toda la columna (esto será útil para asignar formato, fórmulas, etc. A todas las celdas de dicha fila o columna de manera simultánea.
Asimismo, existen los RANGOS: los rangos son áreas definidas por el usuario, que Excel trata como unidad, que van más allá de una sola celda. Nosotros podemos establecer rangos usando operadores de rango (indicadores de rango) como DOS PUNTOS (operador de rango) o COMA (operador de unión). Los dos puntos sirven para definir un área, la coma para elegir celdas singulares. Por ejemplo A1:P3 define un rango de celdas que va desde la celda A1 hasta la P3. Podemos elegir dos celdas, o más, que no estén contiguas, simultáneamente (A1, P5, Y7 por ej)

ELEMENTOS DE VENTANA
Componentes de la página inicial: Son similares a los demás programas de Office, especialmente a Word. Así, podemos hallar los elementos estándares, tales como
La Barra del Título, indicando el nombre del documento (en este caso, se llama libro). haciendo referencia a los libros de contabilidad) “Prontuario de contabilidad elemental, dispuesto en diversidad de tablas de uso fácil”. (definición del diccionario de la Real Academia de la Lengua)

Luego está la Barra de menú

Ésta contiene las operaciones de Excel organizadas en menúes desplegables. En el extremo derecha, tenemos las opciones para minimizar ( – ) restaurar (doble ventanita) y cerrar (x)

Los menúes tienen un comportamiento “inteligente”: cuando se despliegan, sólo muestran las funciones básicas. Si extiendes el menú con las flechitas pequeñas para activar algún comando no mostrado inicialmente, éste quedará expuesto en el menú a partir de ahora: registra los comandos que usas más. Es decir, al utilizar un comando que no está en el menú inicial, este comando se incorpora a partir de ese momento al menú. De esta manera se ahorra espacio.

Pero si queremos que se muestren todas las opciones de ahora en adelante, hagamos lo siguiente:

1. HERRAMIENTAS
2. PERSONALIZAR
3. Pestaña OPCIONES
4. Activar casilla MOSTRAR SIEMPRE LOS MENÚES COMPLETOS

Comandos Inmediatos: son las opciones disponibles en cada menú: se ejecutan inmediatamente al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no se muestra una flecha. Si hay una flecha a la derecha, estamos ante otro menú desplegable (como ocurre cuando buscamos insertar una imagen – nos remite a otro menú con las órdenes IMÁGENES PREDISEÑADAS, DESDE ARCHIVO, AUTOFORMAS, WORDART.

Los comandos inmediatos tienen un ícono en la columna izquierda (que remite a la barra de herramientas), o una combinación de teclas a la derecha (por ejemplo, para pegar aparece CTRL + V). Éstas son formas abreviadas del comando que pueden activarse desde el teclado y sirven para ahorrar tiempo a los más diestros.

Comandos con ventana: estos comandos requieren que nosotros incluyamos datos, por ejemplo, cuando queremos INSERTAR un GRÁFICO, precisamos llenar valores X Y. en este caso, se desplegará una ventana. Se distinguen porque tienen puntos suspensivos.

Barra de Herramientas Estándar: contiene íconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales

Barra de Formato

Contiene las operaciones más comunes de FORMATO (cursiva, negrilla, tipo de fuente, ordenar, gráfico, etc).

TODOS ESTOS ELEMENTOS SON COMUNES EN TODOS LOS DEMÁS PROGRAMAS OFFICE. AHORA VEAMOS LOS ELEMENTOS ESPECÍFICOS A EXCEL

Barra de Fórmulas

Muestra el contenido de la selva activa – la casilla donde nos situamos. Cuando modificamos el contenido de la celda, esta barra muestra las fórmulas y elementos que queremos que asignamos a la celda.

LA BARRA DE ETIQUETAS

En la parte inferior del libro: permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. También podemos asignar nombres y colores a éstas.

USANDO EXCEL

A. INTRODUCIENDO DATOS
Podemos introducir datos en la forma de texto, números y/o fórmulas. El protocolo para esto es:Ubicarse en el cursor donde deseamos introducir datos. Introducirlos. Podrás ver lo que tecleas en la celda activa, y también en la barra de fórmulas. Una vez que terminas, debes NECESARIAMENTE pulsar la tecla INTRO (ENTER). En ese momento, el dato es validado y se cambia la celda activa (se activa la inferior). Para validar datos puedes teclear las flechas de movimiento; de esta forma puedes hacer que la celda activa sea la que elijas con la flecha de movimiento (si usamos enter, siempre será la de abajo). También podemos usar el cuadro de aceptación en la barra de fórmulas.

Si eliges eliminar lo que introdujiste, usa ESC o Cancelar de la barra de fórmulas.
Si ingresas mal una fórmula, aparecerá un mensaje sobre el error cometido.

Tipos de datos que podemosingresar

• VALORES CONSTANTES (los introduces directamente en la celda, al teclear ( número, texto, etc)
• FÓRMULAS: secuencia que combina valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, etc. Para ingresar una fórmula debemos usar la BARRA DE FÓRMULAS y comenzar siempre ingresando el signo =.
  

FÓRMULAS Y FUNCIONES

Una función es una fórmula predefinida por Excel o por el usuario que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. (ejemplo =SUMA(A1;A2) FIJARSE EN EL SIGNO IGUAL; NO HAY ESPACIOS LUEGO DE LOS PARÉNTESIS. Aquí, al ingresar el signo = le estás diciendo a Excel que estás iniciando una fórmula de sumatoria; los valores a sumarse se hallan en la casilla A1 y A2)

- Los argumentos pueden ser valores constantes (ingresados como número o texto/letras), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ; o por dos puntos, dependiendo de lo que quieras

Ejemplo: =SUMA(A1;C8) te permitirá sumar, por separado, las celdas A1 + C8

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" (aquí me refiero a los dos puntitos) identifica un rango de celdas. Entonces, si quisiéramos sumar todas las celdas que van de A1 a C8, tendríamos que escribir =SUMA(A1:C8). Esto significa que Excel debe sumar lo siguiente:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas (insertadas) dentro de la fórmula.

Ejemplos:

Digamos que queremos crear una tabla de 23 estudiantes: queremos que el primer rango de la columna de la tabla numere cada estudiante. Podremos hacer esto dentro de Excel con una fórmula sencilla.

Si deseamos que la numeración aparezca en la columna A:

1. Posicionamos el punto de inserción en A1
2. Introducimos el número 1
3. Vamos a la casilla inferior (A2) e introducimos =A1+1, luego presionamos la tecla ENTER O INTRO
4. La casilla A2 ahora tiene el número 2. Hagamos clic en la casilla A2 y aparecerá un recuadro negro, en cuya esquina inferior derecha hay un cuadrado (opción de autorrelleno). El puntero se volvió una cruz blanca gruesa

5. Vamos al cuadrado. Hagamos clic con el botón izquierdo y sostengamos. Ahora, arrastremos hacia A3-A23. Ahora puedes ver que todas las celdas incluidas en el rango están numeradas con un número consecutivo.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Esto te permite sumar todo de A1 a B4 y dividir por la suma de C1 hasta D4.

Qué ocurrió?
La fórmula que introdujimos a A2 resultó copiada y pegada automáticamente a las celdas incluidas dentro del rango definido cuando arrastramos el cursor.
Trucos: si deseamos numerar las celdas de Excel sin usar fórmulas, podemos crear una tabla en Word, elegir opción de numeración automática de la barra de herramientas, numerarla hasta el número que queramos, luego copiar y pegar la tabla en Excel.